Мы перезвоним
Оставьте свой номер телефона
Это бесплатно
Чек-лист по организации конференции
Нетворкинг - это новый формат яркой насыщенной жизни. Люди приходят на конференции, чтобы расширить круг знакомств, обменяться контактами, узнать новости у коллег из схожей сферы бизнеса, узнать о новых фишках и кейсах известных компаний. Некоторые компании устраивают конференции в узком кругу только для обмена результатами кейсов и проектов. Вне зависимости от вашей цели следуйте некоторым правилам при организации конференции.
1
Подготовка к организации мероприятия
Любое мероприятие начинается с темы и поиска целевой аудитории. Тему следует брать актуальную и животрепещущую. Если вы не заинтересуете аудиторию, то конференция с треском провалится.
Следующая часть подготовки – реклама и информирование участников о предстоящем событии. Используйте разные каналы связи: отраслевые журналы, информационные сайты, базы контактов аудитории, рассылки.
Следующая часть подготовки – реклама и информирование участников о предстоящем событии. Используйте разные каналы связи: отраслевые журналы, информационные сайты, базы контактов аудитории, рассылки.
Затем переходите к построению программы конференции и выбору спикеров. Большую роль играет «звездность» докладчиков: компании должны быть известны вашим гостям, должности весомыми, опыт значительным. Это должны быть эксперты в своей области – если мы говорим о конференции в бизнес среде.
Заранее обговорите со спикерами тематику выступления и следите за тем, чтобы они рассказывали не только о себе и своей компании, но и о вопросах и кейсах, которые освещены в названии выступления.
Важно сохранить доверие участников и гостей конференции. Часто бывает, что эксперт может долго рассказывать о себе и так и не перейти к сути доклада. В таком случае участники будут недовольны – ведь они так и не услышали то, ради чего пришли.
Заранее обговорите со спикерами тематику выступления и следите за тем, чтобы они рассказывали не только о себе и своей компании, но и о вопросах и кейсах, которые освещены в названии выступления.
Важно сохранить доверие участников и гостей конференции. Часто бывает, что эксперт может долго рассказывать о себе и так и не перейти к сути доклада. В таком случае участники будут недовольны – ведь они так и не услышали то, ради чего пришли.
Построение доклада
Доклад строится по структуре:
25%
Состояние в отрасли
50%
Кейсы
25%
Вопросы
2
Ключевые составляющие организации
После того, как программа готова, переходите к непосредственной организации мероприятия. Определите:
- Дату события;
- Время (начало и окончание);
- Площадку.
В первых пунктах все достаточно просто: для бизнес-среды выбирайте будний день, вторая половина недели и стандартное начало в 10:00. Если участники в основном из других городов, то можно перенести конференцию на выходной день.
- Дату события;
- Время (начало и окончание);
- Площадку.
В первых пунктах все достаточно просто: для бизнес-среды выбирайте будний день, вторая половина недели и стандартное начало в 10:00. Если участники в основном из других городов, то можно перенести конференцию на выходной день.
При выборе места проведения учитывайте вместимость залов, техническое оснащение и местоположение – это основные критерии выбора площадки, но не всё так просто.
Особенность конференций в дополнительном техническом оснащении:
Особенность конференций в дополнительном техническом оснащении:
- Проектор
- 2-3 микрофона для зрительного зала и модератора
- Экран
- Ноутбук
- 1 микрофон для спикера
- Лазерная указка или пульт для презентации
- Колонки
- Удобное подключение техники
- Освещение
- Wi-Fi для гостей
Позаботьтесь о том, чтобы зал для конференций было достаточно свободным для планируемого количества посетителей. Количество посадочных мест рассчитывается так: 100% от продажи билетов минус 30% (не смогли прийти, заболели).
Также не забудьте выделить welcome-зону для встречи и регистрации посетителей, выдачи бейджей и стартового пакета с программой и буклетами. Еще одним плюсом при выборе зала будет наличие кейтеринга – конференции идут долго и участниками нужны будут перерывы на кофе-брейки.
У участников останется приятное послевкусие от мероприятия, если интерьер зала и мебель будут подобраны со вкусом, как например в Лофт-особняке Пальма. Менеджеры лофта помогут учесть все детали в организации конференции, подберут удобный вариант рассадки, расскажут о технических аспектах помещения. При необходимости, можно транслировать ваше мероприятие в онлайн и увеличить число слушателей.
У участников останется приятное послевкусие от мероприятия, если интерьер зала и мебель будут подобраны со вкусом, как например в Лофт-особняке Пальма. Менеджеры лофта помогут учесть все детали в организации конференции, подберут удобный вариант рассадки, расскажут о технических аспектах помещения. При необходимости, можно транслировать ваше мероприятие в онлайн и увеличить число слушателей.
Фото и видео
Пригласите фотографа и видеографа – с их помощью вы подготовите отчетные материалы после конференции или используете их для рекламы следующего мероприятия. Как участникам конференции, так и вам будет полезно и приятно увидеть, как все прошло.
Персонал
Перед конференцией позаботьтесь о достаточном количестве обслуживающего персонала и четко распределите между ними зоны ответственности:
- Хостес встречают гостей
- Волонтеры помогают сориентироваться и выдают бейджи
- Администраторы следят за технической стороной, помогают модератору
Модератор управляет дискуссией и вступает в диалог со спикером при необходимости.
- Хостес встречают гостей
- Волонтеры помогают сориентироваться и выдают бейджи
- Администраторы следят за технической стороной, помогают модератору
Модератор управляет дискуссией и вступает в диалог со спикером при необходимости.
3
Итоги и обратная связь
После конференции подведите итоги мероприятия. Отправьте участникам дополнительные материалы с мероприятия, фото и видеоотчёты. Проанализируйте, насколько успешно прошло мероприятие и соберите обратную связь от спикеров и гостей. Если на конференции используются баннеры и брендинг, есть фотозоны и свой хештэг, это поможет участникам делиться отзывами в социальных сетях.
Конференции и форумы продолжают пользоваться популярностью, потому что позволяют нам выйти из мира «по ту сторону монитора», пообщаться с коллегами, партнерами или клиентами вживую в неформальной обстановке. Нетворкинг – одна из важнейших составляющих современного бизнеса. Если вы грамотно организуете конференцию, то ваши гости получат ценные знания и знакомства.
Конференции и форумы продолжают пользоваться популярностью, потому что позволяют нам выйти из мира «по ту сторону монитора», пообщаться с коллегами, партнерами или клиентами вживую в неформальной обстановке. Нетворкинг – одна из важнейших составляющих современного бизнеса. Если вы грамотно организуете конференцию, то ваши гости получат ценные знания и знакомства.
